Практические вопросы проведения заседания совета директоров общества по вопросам созыва годового общего собрания акционеров

Автор

Алла Левина

Алла Левина

начальник отдела корпоративно-правового сопровождения акционерного общества «Институт Корпоративных Технологий»

В соответствии со статьей 47 Федерального закона от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" (далее – Закон): "Общество обязано ежегодно проводить годовое общее собрание акционеров. Годовое общее собрание акционеров проводится в сроки, устанавливаемые уставом общества, но не ранее чем через два месяца и не позднее чем через шесть месяцев после окончания отчетного года…". Исходя из общих норм закона, созыв годового общего собрания акционеров осуществляется по решению совета директоров. В случае отсутствия в обществе совета директоров, устав такого общества должен содержать указание об определенном лице или органе общества, к компетенции которого относится решение вопроса о проведении общего собрания акционеров и об утверждении его повестки дня (ст. 64 Закона).

Однако, в отличие от сроков проведения годового общего собрания акционеров, закон не предусматривает сроков проведения заседания совета директоров по созыву годового общего собрания акционеров. В данной статье мы постараемся ответить на следующие вопросы: в какие сроки должен быть проведен совет директоров по созыву годового общего собрания акционеров, какие вопросы совет директоров обязан решить на заседании с целью решить процедурные вопросы, связанные с созывом годового общего собрания акционеров и какое количество таких заседаний необходимо провести.

Начнем с того, что в соответствии с пунктом 1 статьи 53 Закона акционеры (акционер), являющиеся в совокупности владельцами не менее чем 2 процентов голосующих акций общества, вправе внести вопросы в повестку дня годового общего собрания акционеров и выдвинуть кандидатов в совет директоров (наблюдательный совет) общества, коллегиальный исполнительный орган, ревизионную комиссию (ревизоры) и счетную комиссию общества, число которых не может превышать количественный состав соответствующего органа, а также кандидата на должность единоличного исполнительного органа. Такие предложения должны поступить в общество не позднее чем через 30 дней после окончания отчетного года, если уставом общества не установлен более поздний срок. Отметим, что законодатель в данной норме обозначает 30-дневный срок  как предельный. Если 30-е число выпадает на выходной день, то правила исчисления сроков, установленные Гражданским кодексом Российской Федерации о переносе срока на первый рабочий день в данном случае, не применяется[1].

Совет директоров общества в срок не позднее 5 дней с даты истечения срока подачи предложений обязан рассмотреть поступившие предложения и принять решение о включении их в повестку дня общего собрания акционеров или об отказе во включении в указанную повестку дня. Как мы видим из анализа данной нормы, сроки для принятия советом директоров решения четко регламентированы законодательством: не позднее пяти дней со дня окончания срока для внесения предложений от акционеров, то есть до 4 февраля (если более длительный срок для внесения предложений не установлен уставом общества).

Таким образом, в случае поступления от акционеров предложений о включении вопросов в повестку дня годового общего собрания акционеров и/или предложений о выдвижении кандидатов в органы управления и контроля, первое заседание совета директоров, связанное с подготовкой к годовому общему собранию акционеров должно пройти до 04 февраля.

А что, если ни от одного акционера не поступили предложения о включении вопросов в повестку дня  годового общего собрания акционеров и/или предложений о выдвижении кандидатов в органы управления и контроля в сроки, установленные законом? Согласно п. 7 ст. 53 закона об акционерных обществах, помимо вопросов, предложенных для включения в повестку дня общего собрания акционеров акционерами, а также в случае отсутствия таких предложений, отсутствия или недостаточного количества кандидатов, предложенных акционерами для образования соответствующего органа, совет директоров общества вправе включать в повестку дня общего собрания акционеров вопросы или кандидатов в список кандидатур по своему усмотрению.
Таким образом, в случае отсутствия предложений от акционеров, совет директоров обязан включить в список кандидатур по избранию, в частности в совет директоров и ревизионную комиссию, кандидатов по своему усмотрению. Почему именно данные органы общества?  Потому что на годовом общем собрании акционеров обязательно должны решаться вопросы об избрании совета директоров общества и  ревизионной комиссии (ревизора) общества (ст. 47 Закона). Вопрос, когда данные кандидатуры (предложенные советом директоров в случае отсутствия кандидатур, выдвинутых акционером) утвердить, - до 4 февраля или после, законодательно не урегулирован. По нашему мнению, совет директоров может собраться 4 февраля, чтобы констатировать отсутствие предложений от акционеров и утвердить кандидатов в органы управления и контроля по собственной инициативе. Однако, решить данные вопросы можно и на заседании по непосредственному созыву годового общего собрания акционеров.

Итак, перейдем непосредственно к созыву годового общего собрания акционеров. В какие сроки необходимо провести совет директоров по созыву годового общего собрания акционеров? Законодатель не установил определенных сроков для проведения такого заседания. По нашему мнению начинать подготовку к годовому общему собранию акционеров необходимо как минимум за 1,5 месяца до планируемой даты проведения годового общего собрания акционеров. Такой вывод мы делаем из анализа норм, регулирующих весь порядок  созыва, подготовки и проведения годового общего собрания. Потому как, во-первых, годовой отчет общества подлежит предварительному утверждению советом директоров не позднее чем за 30 дней до даты проведения годового общего собрания акционеров[2]. Вы можете сказать, что мы проведем совет директоров по  предварительному утверждению годового отчета за 30 дней до даты собрания, а сам созыв собрания осуществим в иные сроки. И будете правы. Никто не запрещает совету директоров проводить заседание с одним вопросом повестки дня  - предварительно утвердить годовой отчет, главное соблюсти сроки такого утверждения.

Во-вторых, совет директоров при созыве годового собрания обязан определить дату фиксации лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров, такая дата не может быть установлена ранее чем через 10 дней с даты принятия решения о проведении общего собрания акционеров и более чем за 25 дней до даты проведения общего собрания акционеров. Не позднее чем за 20 дней до собрания, общество обязано уведомить акционеров о проведении собрания и разослать бюллетени для голосования на основании списка лиц, имеющих право на участие в собрании.

Картина получается следующая: к примеру, 1 апреля принято решение о созыве собрания, список акционеров составляется как минимум на 11 апреля, далее необходимо заложить несколько дней на составление и рассылку уведомлений и бюллетеней к сгоранию (при этом не забывая, что уведомить акционеров необходимо за 20 дней до собрания, а промежуток времени между датой составления списка и собранием должен быть не более 25 дней). Т.е. дата собрания выпадает на 06 мая. При таком расчете получается, что между проведением заседания совета директоров и проведением годового собрания промежуток времени составляет более чем 30 дней.

Исходя из этого, мы считаем целесообразным на одном заседании совета директоров решить сразу две задачи: предварительно утвердить годовой отчет и определить процедурные вопросы созыва годового собрания акционеров.

Более того, если в срок установленный статьей 53 Закона (30 января) от акционеров, владельцев не менее чем 2 процентов голосующих акций общества не поступили предложения о внесении вопросов в повестку и не выдвинуты кандидаты в органы управления и контроля кандидатов в совет директоров, совет директоров вправе на заседании по созыве годового собрания также принять решение и о включении кандидатур по своему усмотрению.

Подводя итог, можно сделать следующие выводы:

  1. Минимальное количество заседаний совета директоров, связанных с подготовкой к годовому общему собраний акционеров, варьируется от одного до трех.

В случае поступления предложений от акционеров в соответствии со статьей 53 Закона их может быть как минимум два: одно по рассмотрению таких предложений (до 4 февраля), второе по предварительному утверждению годового отчета и созыву собрания (за 30 дней до собрания).

В случае отсутствия таких предложений можно провести одно заседание, на котором совет директоров предлагает свои кандидатуры в органы  управления и контроля, предварительно утверждает годовой отчет и решает процедурные вопросы, связанные с созывом собрания.

При этом как в первом случае, так и во втором вопрос о предварительном утверждении годового отчета может быть решен на самостоятельном заседании.

  1. Срок для проведения заседания совета директоров по рассмотрению поступивших от акционеров предложений должен пройти не позднее 4 февраля.
  2. Срок для проведения заседания совета директоров, связанного с созывом годового общего собрания акционеров, законодательно не урегулирован. Целесообразней его проводить как минимум за 1,5 месяца до даты собрания.

 

Далее хотелось бы рассмотреть вопросы, которые  совет директоров обязан решить на заседании, связанном с созывом годового общего собрания акционеров.

В соответствии со статьей 54 Закона указано, что должен определить совет директоров при подготовке  к проведению общего собрания акционеров. Однако, применительно к подготовке именно годового общего собрания акционеров, данная статья содержит не все обязательные вопросы, которые должен рассмотреть совет директоров.

Итак, исходя из совокупности норм Закона, мы рекомендуем на заседании определять следующее:

  1. Предварительное утверждение годового отчета общества за отчетный год[3].
  2. Рекомендации совета директоров общества по распределению прибыли, в том числе по размеру дивиденда по акциям общества и порядку его выплаты[4].
  3. Предложение о дате, на которую определяются лица, имеющие право на получение дивидендов (дата, на которую в соответствии с решением о выплате (объявлении) дивидендов определяются лица, имеющие право на их получение, не может быть установлена ранее 10 дней с даты принятия решения о выплате (объявлении) дивидендов и позднее 20 дней с даты принятия такого решения).
  4. Форма проведения собрания (напомним, что годовое общее собрание акционеров может проводиться только в очной форме, т.е. совместного присутствия акционеров).
  5. Дата, место, время проведения общего собрания акционеров.
  6. Почтовый адрес, по которому могут направляться заполненные бюллетени (данный вопрос должен быть решён, если в соответствии со статьей 60 Закона голосование осуществляется бюллетенями (применительно чаще всего к публичным акционерным обществам и непубличным обществам с количеством акционеров более 50)).
  7. Дата определения (фиксации) лиц, имеющих право на участие в общем собрании акционеров[5].
  8. Повестка дня общего собрания акционеров.
  9. Порядок сообщения акционерам о проведении общего собрания акционеров.
  10. Перечень информации (материалов), предоставляемой акционерам при подготовке к проведению общего собрания акционеров, и порядок ее предоставления.
  11. Форма и текст бюллетеня для голосования в случае голосования бюллетенями.
  12. Назначение председателя годового общего собрания акционеров[6].
  13. Утверждение лица, выполняющего функции счетной комиссии на годовом общем собрании акционеров (применительно для непубличных акционерных обществ с количеством акционеров менее 100 при удостоверении решений общего собрания нотариусом).
  14. Об утверждении нотариуса, приглашаемого на годовое общее собрание акционеров (применительно для непубличных акционерных обществ).

 

Согласно ст. 68 Закона порядок созыва и проведения заседаний совета директоров общества определяется уставом общества или его внутренним документом. Кворум для проведения заседания совета директоров общества определяется его уставом, но не должен быть менее половины от числа избранных членов совета директоров общества. При решении вопросов на заседании совета директоров каждый его член обладает одним голосом, передача которого запрещена.

Важным моментом является вопрос о том, что законодательством не предусмотрено проведение регистрации членов совета директоров акционерного общества. Однако это целесообразно для определения достаточного для проведения заседания совета директоров кворума. Решением этой проблемы может служить регистрация членов совета директоров в письменной форме с фиксацией подписей, а также голосование членов совета на заседании не поднятием руки, а при помощи опросных листов, в котором зафиксировано волеизъявление конкретного члена совета.  Это бы способствовало уменьшению признания принятых советом директоров решений недействительными (особенно в случае конфликта интересов между членами совета).

Протокол совета директоров составляется в срок 3 дня после его проведения и подписывается председателем совета и, при желании, секретарем. Председатель избирается на заседании из числа членов совета большинством голосов от общего числа членов совета директоров. Данное лицо избирается на весь срок полномочий совета. Актуальной проблемой является вопрос, как поступить в случае, если отсутствует председатель совета директоров. Причем отсутствие можно рассматривать как в юридическом смысле, так и в фактическом. Если председатель совета директоров избран, но по определенным причинам отсутствует, например, находится в другом городе, - то можно говорить о фактическом отсутствии, в случае, когда председатель не избирался вовсе-юридическое отсутствие.  В научной литературе существует много споров по данному вопросу. Так, например, М.В. Телюкина считает, что п. 3 ст. 67 Закона «может применяться в случаях как постоянного, так и временного отсутствия председателя совета директоров»[7]. К.П. Павлова напротив полагает, что «в вышеупомянутой норме предполагает не возможное неизбрание председателя совета директоров, а физическую невозможность исполнения председателем своих полномочий»[8]. По нашему мнению, более логичной является вторая точка зрения, так как законодательство Российской Федерации императивно закрепило норму об избрании председателя и установления в законе четкого перечня его функций. Однако, и в данном вопросе есть спорные моменты. П. 3 ст. 67 закона об акционерных обществах имеет двусмысленный характер, в результате чего на практике некоторые члены совета директоров полагают, что могут не избирать председателя совета. И такая ситуация порождает еще множество вопросов. Согласно ст. 67 Закона  в случае отсутствия председателя совета директоров общества его функции осуществляет один из членов совета директоров общества по решению совета директоров общества, то есть в данном случае можно говорить об исполнении функций председателя совета директоров «временным лицом». На практике в связи с этим возникает большое количество вопросов, например, сколько времени действуют временные полномочия - в период проведения конкретного заседания или в течение более длительного периода? И каков объем этих полномочий? Проанализировав п. 3 ст. 67 Закона, можно прийти к выводу, что так как речь идет о фактическом отсутствии председателя на конкретном заседании, следовательно, и в отношении лица, исполняющего функции председателя, речь должна идти только о конкретном заседании совета, а именно о конкретной функции, которую член совета директоров исполняет вместо председателя в период проведения заседания - председательство на заседании и организация ведения протокола.  Законодательство Российской Федерации не предусматривает избрание постоянного заместителя председателя совета директоров, однако и не запрещает этого. По нашему мнению, должность постоянного заместителя председателя совета директоров может быть предусмотрена уставом или внутренним положением общества, особенно если совет директоров состоит из значительного числа членов.

Нередко в практике встречаются ситуации, когда члены совета директоров находятся в разных городах, а заседание уже назначено. Данный вопрос не вызовет трудностей при наличии кворума на заседании. Кворум для проведения заседания совета директоров  общества определяется уставом общества, но не должен быть менее половины от числа избранных членов совета директоров общества [9]. Передача права голоса членом совета директоров  общества иному лицу, в том числе другому члену совета директоров общества, дистанционно не допускается.  Уставом или внутренним документом общества может быть предусмотрена возможность учета при определении наличия кворума и результатов голосования по вопросам повестки дня письменного мнения члена совета директоров общества, отсутствующего на заседании совета директоров.

Также на практике могут возникнуть сложности с уведомлением членов совета директоров о проведении заседания. Законодательством не определен порядок уведомления членов совета, целесообразно уставом или внутренними документами общества его определить. Чаще всего, уведомление о проведении заседания направляется членам совета директоров в письменной форме посредством почтовой или факсимильной, или электронной связи, или посредством вручения лично под роспись, либо иным удобным для них образом. Направление членам совета директоров акционерного общества уведомления о проведении заседания совета директоров посредством электронной почты часто вызывает много спорных вопросов.  Например, можно ли в данном случае говорить  о надлежащем способе уведомления? Проанализировав судебную практику, можно сделать вывод, что да, но только если есть доказательства получения данного уведомления (См., например, Постановление Арбитражного суда Центрального округа от 01.03.2016 г. № Ф13-3476/2016).

 

Форма заседаний совета директоров, касающихся принятия решения по предложениям о внесении вопросов в повестку дня и о выдвижении кандидатов в органы управления также вызывает немало споров в практической деятельности любого общества.  Так, в частности, согласно Приказу Росимущества от 21.11.2013 г. № 357 "Об утверждении Методических рекомендаций по организации работы Совета директоров в акционерном обществе"[10] заседания совета директоров могут проходить в форме совместного присутствия или в форме заочного голосования. Заседание считается очным, если члены совета директоров на них присутствуют, а также участвуют в совещании в режиме телеконференции, через телефонную или иные виды связи или же отсутствуют, но представили свое письменное мнение (если такое предусмотрено уставом или внутренними документами компании). В соответствии с практикой уставом должно быть предусмотрено и заочное голосование, формальную процедуру которого обществу необходимо разработать. Но по нашему мнению, наилучшей формой проведения заседания совета директоров является очная форма, которая дает возможность обсуждения вопросов повестки дня членами совета директоров. Такое обсуждение возможно только в случае совместного присутствия членов совета директоров в месте проведения заседания.

Изучив и проанализировав действующее законодательство Российской Федерации, можно сделать вывод о том, что существует ряд трудностей, порожденных неоднозначным толкованием статей  закона об акционерных обществах, относящихся к проведению заседаний совета директоров. Обозначенные  в  настоящей  статье  проблемы,  разумеется,  требуют  решения  на  уровне принятия соответствующих поправок в нормативно-правовые акты.

 


[1] См., например, Постановление ФАС Московского округа от 15.01.2014 г. № Ф05-16808/2013 по делу № А41-18579/2013.

[2] Если утверждение годового отчета в соответствии с Федеральным законом от 26.12.1995 г. № 208-ФЗ "Об акционерных обществах" и уставом общества отнесено к компетенции общего собрания акционеров.

[3] Подробнее см. выше.

[4] Решение о выплате (объявлении) дивидендов принимается общим собранием акционеров, однако размер дивидендов не может быть больше размера дивидендов, рекомендованного советом директоров (ст. 42 Закона).

[5] Подробнее см. выше.

[6] По общему правилу председательствующим на общем собрании акционеров является председатель совета директоров. Но если председатель совета директоров не сможет исполнять функции председателя на собрании, то данную обязанность можно возложить, например,  на любого другого члена совета, в том числе и на директора, входящего в его состав.

[7] Телюкина М.В. Комментарий к Федеральному закону "Об акционерных обществах" (постатейный) // СПС «КонсультантПлюс».

[8] Павлова К.П. Созыв, подготовка и проведение заседаний совета директоров (наблюдательного совета) акционерного общества // Гражданское право. 2014. №1. С. 14 - 18.

[9] См., например, Постановление Арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 26.01.2015 г. № Ф08-9639/2014 по делу № А20-3702/2013.

[10] Положения данного приказа применяются в акционерных обществах с участием Российской Федерации, однако могут быть использованы при организации деятельности совета директоров и в иных обществах.